Dataskyddsbeskrivning för Stiftelsen Finlandssvensk Bokkulturs ansöknings- och stipendieregister​

1. Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen Finlandssvensk Bokkultur sr (FO-nummer 1573408-2)
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors, Finland​

2. Kontaktperson i registerärenden
Ombudsman Jonna Boldt, jonna.boldt@sets.fi eller tfn 040 7052157

3. Registrets namn
Stiftelse Finlandssvensk Bokkulturs ansöknings- och stipendieregister

4. Den rättsliga grunden för och ändamålen med personuppgiftsbehandlingen
Personuppgifter behandlas för att möjliggöra stipendiestiftelsens ändamål. Stiftelsen behandlar sökandes personuppgifter på följande rättsliga grunder och för följande mer specifika ändamål:
Berättigat intresse: Stiftelsens berättigade intresse fungerar som grund för behandlingen av uppgifter som lämnas in via det elektroniska ansökningssystemet, uppgifter som genereras under utvärderingen av ansökningarna, uppgifter som samlas in för utbetalning av stipendier samt uppgifter om användningen av stipendiemedel. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på relationen mellan stiftelsen och sökanden. Stiftelsen har konfigurerat det elektroniska ansökningssystemet så att endast sådan information som är nödvändig för utvärdering av ansökningar, fattande av beslut och utbetalning av understöd samlas in. Utan ovanstående information kan stiftelsen inte betjäna sökanden på dennas begäran, erbjuda teknisk support, kontakta sökanden i ansökningsfrågor, behandla och utvärdera ansökningar, erbjuda understöd, betala ut stipendier och/eller spåra betalningar. Stiftelsen kan också behandla personuppgifter för myndighetsrapportering, för att förebygga och upptäcka oegentligheter, för att utvärdera och utveckla verksamheten samt för analys av bidragssystemets användning och statistik. Sökanden kan göra en invändning mot behandlingen utifrån en grund som anknyter till en specifik personlig situation.
Allmänt intresse: Det ligger i samhällets intresse att ha tillgång till transparent information om vad stiftelsen använder sina tillgångar till.
Samtycke: Stiftelsen ber sina webbplatsanvändare samtycka till användning av cookies och annan motsvarande teknik. Användaren av webbplatsen kan när som helst ändra eller återkalla sitt samtycke. Därtill kan stiftelsen med stipendieansökandens samtycke behandla också andra personuppgifter i anknytning till relationen mellan stiftelsen och sökanden.
Rättslig förpliktelse: Till den del stiftelsen är skyldig att behandla stipendiemottagarnas personuppgifter för att följa bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning grundar sig behandlingen på fullföljandet av en rättslig förpliktelse.
 

5. Registrets informationsinnehåll
Stiftelsen behandlar följande personuppgifter i samband med registret:​​​​​​​​

  • basinformation gällande sådana sökande som är fysiska personer, såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer
  • basinformation gällande kontaktpersoner för och andra medlemmar i sådana arbetsgrupper som fungerar som sökande
  • basinformation gällande sådana sökande som är föreningar eller andra samfund, såsom namn, FO-nummer, adress, e-postadress, telefonnummer och kontaktperson
  • uppgifter som anknyter till den relation som gäller mellan stiftelsen och stipendiesökanden, såsom ansökningsgrupp, syftet för det ansökta stipendiet, det sökta stipendiets storlek, tidpunkten för ansökan, tidigare av stiftelsen beviljade stipendier, sökandens examina och betyg, rekommendationer samt möjliga andra dokument och uppgifter som sökanden har bifogat sin ansökan såsom arbetsplaner, examensbevis, meritförteckningar, portfolior och verksamhetsberättelser
  • uppgifter om webbplatsanvändarens teleförbindelse och terminalutrustning, såsom IP-adress, enhets-ID och cookieinformation.
  • inloggningsinformation för webbtjänsten samt uppgifter beträffande händelse- och användaranalys
  • övrig information med sökandens samtycke

Registret innehåller därtill information som tillhandahålls eller krävs för utbetalningen av understöd eller härrör från detta, såsom:

  • bankförbindelse
  • beloppet för stipendiet, betalningsdatum, betalningsverifikatets nummer och förklaring

Efter utbetalningen av stipendier kan även följande uppgifter behandlas i registret:​

  • uppgifter om eventuella ändringar eller annulleringar av understöd
  • uppgifter om myndighetsrapportering
  • uppgifter från stipendiemottagaren om stipendiets användning

6. Informationskällor
De personuppgifter som ingår i registret samlas huvudsakligen in från stipendiesökanden själv (eller från sökandens kontaktperson) i samband med stipendieansökan eller senare kompletteringar. Information om tidigare beviljade bidrag fås också från stiftelsens ansökningssystem. Uppgifter kan också samlas in då en person besöker stiftelsens webbplats och elektroniska ansökningssystem.​

7. Överlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU/EES​
Stiftelsen överför i huvudsak inte personuppgifter som bifogats ansökningar till länder utanför EU/EES-området.

8. Skydd av uppgifter
Personuppgifterna lagras i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior är belägna i låsta och övervakade lokaler som är ändamålsenligt skyddade och till vilka endast utsedda personer har tillträde. Anslutningen till webbtjänsten är skyddad med SSL-teknik.

Endast utsedda administratörer och stiftelsens styrelsemedlemmar har tillgång till ansökningssystemets databas. Varje användare har sitt eget användarnamn och lösenord för systemet.

Utskrivet skriftligt material och annat fysiskt registerinnehåll förvaras i låsta utrymmen.

9. Lagring av uppgifter
A. Uppgifter om avslagna stipendieansökningar​
Icke-beviljade ansökningar raderas inom sex månader från att de in kommit.
B. Uppgifter om utdelade stipendier​​​​​​

  • Den elektroniska stipendieansökan med bilagor lagras sex (6) år från slutet av det år då stipendiet utdelades.
  • Kontonummer lagras två (2) år från slutet av det år då stipendiet utdelades i det elektroniska ansökningssystemet.
  • Stipendiemottagarens namn, stipendiets ändamål och storlek lagras sex år från slutet av året då stipendiet beviljades som underlag för styrelsens arbete.​

Lagringen av information om stipendiemottagare bygger på utförandet av stiftelsens uppgifter, i synnerhet skyldigheten att bevara bokföringsmaterial, betjäning av sökande, utvärdering av ansökningar, finansiering av mångåriga projekt, uppföljning av stipendiemedlens användning samt uppföljning och tillsyn av verksamheten. Vid lagringstidens utgång raderas uppgifterna.

10. De registrerades rättigheter
Den registrerade har i enlighet med dataskyddslagstiftningen rätt att granska de uppgifter som berör hen och som sparats i registret samt rätt att kräva rättelse eller radering av felaktig, föråldrad, onödig eller olaglig information.​

Alla förfrågningar som gäller den registrerades rättigheter ska specificeras och skickas skriftligen till den kontaktperson som nämns under punkt 2 ovan. Begäran är avgiftsfri då den inte framställs mer än en gång per år.

Av specifika personliga skäl har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter som berör hen då behandlingen av uppgifterna baserar sig på ett berättigat intresse. I samband med en begäran om detta ska den registrerade ange den specifika situation på grund av vilken invändningen görs. Den registrerade har också rätt att återkalla sitt samtycke då stiftelsen behandlar uppgifter utifrån samtycke. Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av den personuppgiftsbehandling som ägde rum före återkallandet av samtycket.

Den registrerade har rätt att begära radering av uppgifter om hen motsätter sig behandlingen av uppgifterna och det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen av uppgifterna, eller om uppgifterna behandlas i strid med lagen. I vissa fall kan stiftelsen ändå ha en lagenlig skyldighet att bevara personuppgifter.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om hen anser att personuppgifter behandlas på ett sätt som strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen och cookie-policyn
Stiftelsen förbehåller sig rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning samt cookie-policyn. De uppdaterade versionerna av dataskyddsbeskrivningen och cookie-policyn publiceras på stiftelsens webbplats.​

12. Kontakter i registerärenden
Alla kontakter och förfrågningar gällande denna beskrivning ska inlämnas i skriftlig form eller personligen till kontaktpersonen nämnd under punkt 2.

​